Google Agenda quand on est prof : ce que ça règle, ce que ça ne règle pas
J’utilise Google Agenda tous les jours, et il ne porte aucun de mes cours.
Ça surprend quand je le dis, parce qu’on présente souvent le sujet comme un choix entre un calendrier et un outil de prof. Il y a pourtant une ligne de partage assez nette entre les deux usages, et elle n’est pas celle qu’on croit.
Pourquoi tant de profs y basculent
Les raisons sont bonnes, et il faut les dire avant de chercher les limites.
C’est gratuit. C’est déjà installé sur le téléphone, donc rien à décider ni à apprendre. Et surtout, c’est le seul endroit où la vie perso et le travail peuvent cohabiter sans que ce soit gênant : un rendez-vous médecin le mardi à 14 h s’affiche à côté des cours, et on voit tout de suite si le créneau est libre.
S’y ajoutent la vue semaine, les rappels qui arrivent au bon moment, et l’accès depuis n’importe quel appareil. Quelqu’un demande dans le couloir si vous êtes disponible jeudi : la réponse prend trois secondes.
Rien de tout ça n’est anecdotique. Ce sont les raisons pour lesquelles je l’ai gardé.
Faire entrer ses cours : deux chemins, un même résultat
Il y a deux façons de voir son emploi du temps dans Google Agenda. On peut le synchroniser depuis l’ENT, quand l’établissement le permet. On peut aussi saisir ses créneaux à la main.
Le premier chemin prend quelques minutes, le second une soirée. Mais dans les deux cas, on arrive au même endroit, et c’est là que ça se complique.
Ce qui arrive une fois que les cours sont dedans
Quand l’emploi du temps est synchronisé depuis l’ENT, il est en lecture seule. Les cours s’affichent. On ne peut rien y écrire, rien y ajouter, rien y corriger.
Chez moi, ça se voit trois fois par an. Nous avons une semaine d’épreuves communes, et les cours ne sont pas retirés de l’emploi du temps pour autant. Ils y figurent toujours, et ils n’auront pas lieu. Pendant cette semaine-là, mon calendrier affiche du faux, et je n’ai aucun endroit pour écrire ce que je fais réellement : surveiller, corriger, rattraper ce qui a sauté.
Si on a saisi ses créneaux à la main, on peut les modifier. Mais on a alors dix-huit créneaux à reprendre à chaque changement de service, et c’est l’entretien qui finit par lâcher.
Un cours n’est pas un rendez-vous
C’est le point qui ne se contourne pas, quel que soit le chemin.
Un événement dans Google Agenda répond à trois questions : quand, où, avec qui. C’est ce qu’il faut pour un rendez-vous chez le dentiste ou une réunion.
Un cours demande autre chose. Où j’en suis dans la progression de cette classe. Ce que j’avais prévu pour cette séance et ce que j’ai réellement fait. Ce qu’il reste à préparer avant la prochaine fois. Le paquet de copies attaché à l’évaluation de la semaine dernière.
Rien de tout ça n’entre dans un événement de calendrier. On peut écrire trois lignes dans le champ description, et je l’ai fait. Elles ne se relisent pas, elles ne se retrouvent pas, et elles ne disent rien de l’état d’une progression sur l’année.
Avec quatre matières sur deux niveaux, c’est-à-dire quatre progressions à tenir en parallèle, ça devient vite intenable. Un calendrier montre une semaine. Il ne montre jamais où on en est.
Ce que Google Agenda règle vraiment
Il y a pourtant une chose qu’il fait, et qu’aucun de mes outils professionnels ne fait.
En début d’année, mon lycée m’envoie un planning annuel des grands événements : réunions, portes ouvertes, sorties, semaines d’épreuves communes. Un document, une fois, et c’est tout. Rien de tout cela n’apparaît dans l’emploi du temps d’École Directe.
Alors je le recopie dans Google Agenda. C’est le seul endroit où ces dates peuvent vivre, avec un rappel, à côté du reste de ma vie.
C’est là que je situe la ligne de partage. D’un côté ce qui engage ma présence à une date : les rendez-vous personnels, les grands rendez-vous du lycée, ce que je partage avec ma famille. De l’autre ce qui concerne les cours : les progressions, les séances, ce qu’il reste à préparer.
J’ai fini par relier mon agenda Google à ProfPlanner. Tout y remonte, y compris ce qui n’a rien à voir avec le lycée : les anniversaires, ma danse du mardi, mes soirées du samedi. Ces événements-là restent visibles par moi seule, et voir les deux côtés au même endroit évite de se demander si un créneau est vraiment libre.
Mais ça ne change rien au reste. Un cours ne devient pas un rendez-vous parce qu’il s’affiche dans le même calendrier. La question de savoir où j’en suis avec la 1re STMG ne se règle pas dans un agenda, quel qu’il soit.
Trois questions pour décider
Combien de progressions devez-vous tenir cette année ?
Une seule, déclinée sur plusieurs classes du même niveau : un calendrier peut suffire. Trois ou quatre, sur des niveaux différents : vous chercherez rapidement autre chose.
Qu’est-ce que vous notez dans la description de vos événements ?
Si c’est le lieu d’une réunion, tout va bien. Si c’est le contenu d’une séance et ce qu’il reste à faire, vous êtes en train de détourner l’outil, et ça se paiera vers la Toussaint.
Où sont les grandes dates de votre année ?
Si la réponse est « dans un mail de juin » ou « dans un PDF quelque part », il y a un quart d’heure à passer pour les poser dans un calendrier. C’est sans doute le meilleur usage de Google Agenda quand on enseigne, et celui dont on parle le moins.
Cécile, professeure de STMG en lycée. J’écris ici sur l’organisation du métier et j’ai rejoint l’équipe de ProfPlanner, un seul outil pour toute votre année.